Dostęp do ksiąg w parafiach

blog

Masz zamiar przeglądnąć księgi parafialne? Chcesz uzyskać kopię metryki chrztu lub ślubu przodków? Zanim zwrócisz się do parafii poznaj uwarunkowania i porady jak to zrobić, aby uzyskać poszukiwane informacje. Jeżeli już próbowałeś bez skutku – tym bardziej przeczytaj poradnik i zobacz, gdzie popełniłeś błąd.

Klimat poszukiwań w parafiach

Księża wiedzą, że zawodowi genealodzy zarabiają na nich. Dostać za darmo a klientowi odsprzedać „znalezisko”. Znam też osobiście takich profesjonalnych „genealogów” którzy wyrywali całe strony. Wiedzieli, ze bogaty klient będzie na nich skazany a ich usługi – bezcenne. Tak to „genealodzy” zarabiają na parafiach. Natomiast osobną sprawą jest to, że to parafianie utrzymują parafię, księdza i archiwum parafialne. Tak – parafianie a nie państwo. Obsługa osób spoza parafii kosztuje – krzesło i stół dla przeglądającego księgi, osobne pomieszczenie, ogrzewane… Ale nie tylko o koszty chodzi, proboszczowie unikają uciążliwości jakie sprawiają poszukiwacze korzeni.

Amatorszczyzna i uciążliwość poszukiwaczy

Domowy, rodzinny genealog pojawia się w parafii licząc na wgląd w księgi żeby poszukać „swoich”. Pojawia się księga ale nie wystarcza przeglądniecie po dacie, chce się przeglądnąć cała księgę. Potrzebny jest stół z krzesłem i osobne, ogrzewane pomieszczenie, w którym proboszcz może zostawić genealoga. Za chwilę potrzebne jest lepsze oświetlenie (bo takie ciemne te zdjęcia a nie umiem robić z fleszem) a po chwili żądanie gniazdka elektrycznego a po następnej chwili żądanie przedłużacza elektrycznego a po chwili żądanie dostępu do toalety a po chwili żądanie przyniesienia kolejnych ksiąg…

Albo zlecenie poszukiwań Proboszczowi przez telefon, niech sam poszuka? A może żądanie zrobienia kwerendy na maila?!

A niby z czego ma wynikać obowiązek bezpłatnego poświęcania czasu księdza utrzymywanego z funduszy parafialnych? Wiemy i pamiętamy: „darmo dostaliście i darmo dawajcie”… sakramenty!!! A nie dokumenty. Z pewnością za Spowiedź Św. i Komunię Św. ksiądz nie weźmie opłaty. Gdyby poświęcał swój czas genealogom okradałby swoich parafian. Chyba, że poświęca swój osobisty czas wolny, hobbystycznie, ale tego żądać nie można.

Chyba najgorsze co może spotkać księdza to „genealog” stojący bezradnie nad księgą nie potrafiąc nic odczytać, bo… po rosyjsku, po łacinie,… niewyraźnie… Nawet po polsku zapisane nazwiska sprawiają kłopot… Więc “genealog” zamiast zrobić przegląd i zdjęcie kilku stronom to zaczyna z błędnym wzrokiem fotografować całą księgę… Zaraz kończy się miejsce w telefonie i bateria i błaganie o kolejną wizytę… I ksiądz na to patrzy i w duchu postanawia „nigdy więcej!”. KAŻDY kto ma uwagi do księży powinien najpierw wykazać się ZNAJOMOŚCIĄ łaciny i rosyjskiego. Inaczej jest po prostu intruzem i psuje opinię innym.

Obiektywne trudności

Czasem parafia jest bardzo biedna. Nie ma dużego domu parafialnego z dużą kancelarią i archiwum z czytelnią. RODO nakłada na proboszczów obowiązek odpowiedniego przechowywania i zabezpieczenia archiwaliów. Jednak czasem warunki nie pozwalają na właściwe przechowywanie a tym bardziej udostępnianie ksiąg. Jeżeli spotkasz się z odmową bez uzasadnienia być może chodzi o to, że proboszcz nie ma warunków na przeglądanie ksiąg.

Święta kościelne i parafialne, wizytacje, remonty, urlopy, choroby, przygotowania do Komunii Św. lub bierzmowania, odpusty, pogrzeby, śluby… – mail wysłany w takim czasie łatwo zostanie zostawiony „na potem” i zapomniany.

Zwróć uwagę – zamknięte księgi powinny zostać przekazane do archiwum diecezjalnego. W parafii powinny być tylko księgi otwarte, czyli niezapełnione, w których są dokonywane bieżące wpisy. Takie księgi zgodnie z prawem nie powinny być udostępniane osobom postronnym. Gdy w parafii są tylko księgi otwarte, ich przeszukiwania może dokonywać Proboszcz lub osoba przez niego wskazana. A to oznacza, że w takim przypadku Proboszcz nie ma prawa udostępnić Ci księgi do przeglądania. Jedyna forma realizacji Twojej prośby to własnoręczne wyszukiwanie przez Proboszcza lub osobę której Proboszcz to poleci. Gdy nie znasz dokładnych dat wpisów to odnalezienie interesujących Cię informacji oznaczałoby długotrwałą kwerendę. Nie powinno więc dziwić, że Proboszcz ignoruje prośby, które uważa za nieistotne lub gdy nie ma pewności, że otrzyma wynagrodzenie. Nie ma bowiem obowiązku przeprowadzania kwerend.

Kwestia RODO wiąże Kościół

Ustawa o aktach stanu cywilnego: dane osób zmarłych nie są objęte ochroną wg RODO ale wg ww ustawy mogą być wydane tylko wymienionym w ustawie osobom uprawnionym. Jest stosowane RODO w odniesieniu do akt dotyczących osób zmarłych w przypadku, gdy chodzi nie o ochronę dóbr osobistych osób zmarłych lecz o ochronę dóbr osobistych osób żyjących, których przodków te dokumenty dotyczą i pozwalają łatwo zidentyfikować osoby żyjące. Mamy zatem trzy aspekty powiązane z RODO:

1. księgi parafialne mogą być “otwarte”, to znaczy jeszcze są w nich dokonywane wpisy, czyli zbierają aktualne dane, młodsze niż 80 lat w odniesieniu do osób zmarłych.

2. dane osób zmarłych młodsze niż 80 lat mogą być wydane tylko wymienionym w ustawie osobom uprawnionym.

3. przeglądanie ksiąg parafialnych jest związane z dostępem do danych osób zmarłych, do dostępu do których nie jesteśmy uprawnieni.

Dlatego proboszcz ma prawo a nawet obowiązek odmówić możliwości przeglądania otwartych ksiąg parafialnych. Zwróć też uwagę na formę wyników kwerend w archiwach państwowych – otrzymujesz skan aktu z zasłoniętymi sąsiednimi wpisami. RODO obowiązuje i nie pozwala Ci na dostęp do innych wpisów. A chciałbyś swobodnie przeglądać całe księgi parafialne i nawet robić zdjęcia całych stron. A to nie jest zgodne z prawem.

Zasady realizacji RODO określone są w oficjalnym dokumencie Dekret ogólny o ochronie danych osobowych wydanym przez Konferencję Episkopatu Polski w dniu 13 marca 2018 r.

Czy Kościół ma obowiązek udostępniania dokumentów?

Kościół a zatem i proboszcz nie ma obowiązku udostępniania danych i metryk do celów genealogicznych. Obowiązek udostępniania akt dotyczy tylko informacji wymaganych do potrzeb Komunii Św, bierzmowania, ślubu czy pogrzebu.

Udostępnianie ksiąg parafialnych w celach indeksacji jest możliwe wyłącznie z dobrej woli proboszczów i jest wynikiem porozumienia/umowy z osobami indeksującymi o nieudostępnianie informacji podlegającym ograniczeniom.

Podobnie jak w przypadku fotografowania i indeksowania ksiąg parafialnych osoby które uzyskują dostęp występują niejako “urzędowo”, podobnie jest też w przypadku niektórych archiwów kościelnych – dostęp uzyskują wybrane osoby/firmy na mocy określonych porozumień. Gwarantuje to zachowanie wymaganych ustawowych ograniczeń w dostępie do informacji.

Na zrobienie zdjęć akt parafialnych znajdujących się w parafii może być potrzebna pisemna zgoda Kurii Biskupiej lub Arcybiskupiej. Taka zgoda jest wymagana gdy mogą obok być dane osób, które złożyły wniosek o ich usunięcie. Wynika to wprost z „Dekretu ogólnego w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych w Kościele katolickim”, artykuł 14 ustęp 4.

Przypomnę – gdy w parafii są tylko księgi otwarte, ich przeszukiwania może dokonywać Proboszcz lub osoba przez niego wskazana. A to oznacza, że w takim przypadku Proboszcz nie ma prawa udostępnić Ci księgi do przeglądania – naruszyłby RODO.

Żądanie zdalnej kwerendy

Znane są przypadki proboszczów, którzy chętnie wyszukują akty na podstawie tylko maila lub telefonu. Poświęcają swój własny czas, ich uczynność zaskakuje. Jednak nie ma żadnych podstaw do żądania zdalnej kwerendy a nawet może być to niezgodne z prawem, gdyż osoba żądającą informacji może nie być uprawniona do jej uzyskania.

Dlaczego Proboszcz nie przekazuje ksiąg do archiwum?

Przepisy mówią, że do archiwów (np. Archiwum Archidiecezjalnego) są przekazywane z parafii księgi zamknięte, czyli księgi pełne, w których już nie są dokonywane wpisy. W małych parafiach spotyka się wielowiekowe księgi, które ciągle są otwarte i zgodnie z obowiązującymi zasadami nie mogą zostać przekazane do archiwów.

Opłaty

Archiwa państwowe i USC choć są utrzymywane przez Państwo to jednak USC nie udostępniają informacji bezpłatnie, za wyszukiwanie i odpisy w archiwach są pobierane opłaty. Archiwa państwowe stosują różne opłaty, które nie są ujednolicone. Np. AP Poznań za kwerendę pobiera 60 zł za godzinę (rękopis obcojęzyczny). Za przeprowadzenie poszukiwań AP pobiera w Płocku 50 zł za godzinę wyszukiwania i 75 zł za odpis z rękopisu, w Radomiu odpowiednio po 60 zł.

Naturalne jest wynagrodzenie za pracę Proboszcza, zwłaszcza, że nie ma on takiego obowiązku. Dla Proboszcza przeprowadzanie kwerend jest znacznie trudniejsze niż dla archiwisty – Proboszcz może mieć słaby wzrok, kłopoty z rozumieniem rosyjskich lub niemieckich zapisów. Dlatego też powinieneś z góry proponować odpowiednią zapłatę, wyższą nić w przypadku archiwów.

Wskazówki i porady

Proboszcz obsługuje parafię i jest przez parafian utrzymywany. Nie ma obowiązku świadczenia usług osobom spoza parafii ani osobom nie uczestniczącym w życiu parafii (za wyjątkiem udzielania sakramentów). To, czy proboszcz zechce wykonać pracę na rzecz osoby spoza parafii jest jego dobrą wolą. Wynagrodzenie za wykonaną pracę jest umowne. Jeżeli proboszcz uzna, że ktoś oczekuje bezpłatnej usługi to ma prawo odmówić. Jeżeli masz zamiar zapłacić to zaznacz to z góry. Dobrą zasadą jest ustalić koszty/opłatę przed wykonaniem usługi, aby nie doszło do rozczarowania proboszcza, gdy „co łaska” nie zapłaci ktoś nic lub śmieszną kwotę. Bo to zamyka drogę dla następnych poszukiwaczy przodków. Moja porada – zamów i daj datek na mszę za każdą osobę którą proboszcz odnajdzie.

  1. Pamiętaj! Udostępnienie danych nie jest obowiązkiem Proboszcza a jedynie wyrazem jego dobrej woli. Nie żądaj, tylko proś.
  2. Wcześniej dowiedz się w jakim języku były prowadzone metryki w parafii w poszukiwanym okresie. Zastanów się, czy będziesz w stanie odczytać odręczną cyrylicę, łacinę czy niemiecki? Poćwicz sobie wcześniej odczytywanie aktów i ich tłumaczenie, być może będziesz potrzebować pomocy kogoś znającego dany język.
  3. Zadzwoń! Nie wysyłaj wiadomości pocztą elektroniczną – zwykle nie są odczytywane. Często też wiadomości wpadają do spamu i nie ma po nich śladu.
  4. Jeżeli wysłałeś email i nie masz odpowiedzi – zadzwoń! Dowiesz się czy email dotarł lub czy trwa szukanie. Znane są przypadki gdy przez po kilku miesiącach podjęto poszukiwania.
  5. Zwróć uwagę na możliwość pomyłek w adresie email, zwłaszcza gdy dyktujesz przez telefon.
  6. Unikaj okresów o dużym obciążeniu parafii i księży. Zwróć uwagę na święta kościelne i parafialne, wizytacje, remonty, urlopy, choroby. Dlatego zamiast wysyłać email zadzwoń i zapytaj o dogodny termin kontaktu.
  7. Najlepszą formą zapłaty jest zamówienie kilku Mszy Św. za osobę której danych poszukujesz. Zwykle ofiara za intencję Mszy Św. to 50 lub 100 zł (większe miasto).
  8. Rozważ wizytę osobistą a gdy nie możesz pojawić się to prześlij prośbę wraz ze swoim adresem email listownie, dołączając opłatę na intencje mszalne.
  9. Dużo też zależy jak jest sformułowane pytanie – do kontaktu z instytucjami kościelnymi warto komunikować się z zachowaniem stosownej konwencji językowej lub co najmniej zwyczajowego protokołu. List lub email to formy wymagające największej staranności w zwracaniu się do Proboszcza. Treść prośby zacznij od:
    Niech będzie pochwalony Jezus Chrystus.
    Wielebny Księże Proboszczu, chciałbym dowiedzieć się …

    Rozmowa telefoniczna może być mniej formalna, jednak wymagane jest bardzo uprzejme zwrócenie się. Rozmowę telefoniczną zacznij od:
    Niech będzie pochwalony Jezus Chrystus.
    Proszę Księdza, chciałbym dowiedzieć się …

    Rozmowa osobista w godzinach otwarcia kancelarii parafialnej to najlepsza forma kontaktu. Taka rozmowa może być mniej formalna, łatwiej zagaić rozmowę wspomnieniami o przodkach tu mieszkających. Standardowa formuła będzie najlepsza:
    Niech będzie pochwalony Jezus Chrystus.
    Proszę Księdza, chciałbym dowiedzieć się …
  10. Pamiętaj, że na grupach Facebookowych są też księża i nie wypowiadaj się krzywdząco dla nich, bo tylko pogorszysz ich nastawienie i utrudnisz innym dostęp do ksiąg. Mściwymi wypowiedziami tylko pogarszasz sprawę.

Mam nadzieję, że te porady pomogą Ci uzyskać poszukiwane informacje. Zostaw po sobie dobre wrażenie – być może będziesz jeszcze chcieć kolejnych informacji, dobre wrażenie ułatwi też innym osobom uzyskanie informacji.