Archiwa ZUS

Zakład Ubezpieczeń Społecznych ZUS dysponuje bardzo cennymi informacjami dla osób budujących swoje drzewo genealogiczne. Archiwa ZUS posiadają i udostępniają informacje o naszych najbliższych niedostępne w innych miejscach.

Drzewo genealogiczne z ZUS

Karta ewidencyjna z przebiegiem ubezpieczenia to podstawowy dokument ubezpieczonego jaki znajduje się w teczce emerytalno-rentowej. W teczce znajduje się zwykle dużo różnorodnych dokumentów dotyczących przebiegu pracy oraz chorób bądź wypadków które uprawniały do uzyskania renty, mogą być nawet życiorys, akt ślubu i akty urodzenia dzieci. Dokumenty są szczegółowe wraz z danymi adresowymi.

Z archiwum ZUS można uzyskać dokumenty dotyczące osób zmarłych, wobec których nie obowiązuje ustawa o ochronie danych osobowych. Podobnie jak w innych archiwach (np. w archiwach wojskowych) dokumenty operacyjne otrzymują kategorię B-50. Oznacza to że dokumenty ubezpieczonych są przechowywane przez 50 lat od daty śmierci ubezpieczonego. Po tym terminie dokumenty są brakowane i niszczone.

Podsumowując – w tej chwili można uzyskać informacje dotyczące przodków którzy zmarli w latach 1969 – 2019. Dane osób zmarłych przed 1969 rokiem zostały przeznaczone do zniszczenia lub już zniszczone. Oznacza to że możemy uzyskać szczegółowe informacje o naszych przodkach urodzonych nawet przed 1900 rokiem, co oznacza że archiwa ZUS stanowią niezwykle cenne źródło informacji. Informacje dotyczące osób żywych nie są udostępniane.

Archiwa ZUS

Niestety, archiwa ZUS są obecnie w fazie porządkowania i nie jest znany ich kompletny zasób. Zespoły akt uzyskują tymczasowe sygnatury które w przyszłości mogą ulec zmianom. Przykładowe zespoły akt w archiwach:

Zasoby Archiwum Państwowego w Krakowie

Zespół akt: Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddziały Obwodowe woj. krakowskiego (sygnatury akt tymczasowe):

• Dane odnośnie leczenia rencistów i dzieci w sanatoriach, sygnatura akt 139.
• Informatory dotyczące uprawnień do świadczeń ubezpieczeniowych, sygnatura 70.
• Wykazy rencistów zarejestrowanych w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych w roku 1948, sygnatura akt 167.

Zespół akt: Starostwo Grodzkie Krakowskie (StGKr):

• Związek Emerytów(tek) Cywilnych, Polaków Obywateli RP Oddział w Krakowie, 1924-1930, sygnatura akt StGKr 226.

Warto zwrócić uwagę że na zasoby archiwów ZUS składają się nie tylko teczki emerytalno-rentowe czy karty ubezpieczenia będące dokumentami operacyjnymi, ale również szereg dokumentów które nie miały znaczenia operacyjnego. Owe inne materiały to dokumentacja historyczna działalności ZUS na przestrzeni całego okresu funkcjonowania, w tym np. wykazy uczestników spotkań czy członków związków. Te materiały o charakterze historycznym, dokumentacyjnym nie podlegają brakowaniu i niszczeniu po 50 latach, są materiałami trwale archiwizowanymi. Tak więc jeżeli ktoś z naszych bardziej odległych przodków miał jakiś związek z ZUS to istnieje duża szansa że po pełnej inwentaryzacji zasobów i te informacje zostaną udostępnione bez ram czasowych.

Jak uzyskać dokumenty z ZUS?

Tradycyjną pocztą

Zasady uzyskiwania dokumentów są podobne jak w przypadku USC – powinien zostać wykazany interes zainteresowanego (cel wykorzystania uzyskanych informacji) oraz więzy pokrewieństwa. Jak pokazuje praktyka, archiwa ZUS jeszcze nie działają całkiem formalnie i udostępniają informacje o osobach co do których nie występują oczywiste związki (np. to samo nazwisko). Jak napisał o tym Patryk Łukasik z Jasła: „Mnie interesowały dokumenty emerytalno-rentowe. Prosiłem o dokumenty osób z lini bocznej i nigdy nie pytali o pokrewieństwo.”

Napisz do ZUS w miejscowości w której są przechowywane dane  kierowaną do kierownika oddziału prośbę o udostępnienie dokumentacji dziadka. Nie ma żadnych formularzy wniosków od osób prywatnych. Dołączasz załączniki: ksero swojego dowodu, akt ojca, akt zgonu dziadka/babci. W podaniu podaj swój numer telefoniczny. Czasem kierownik dzwoni żeby dopytać po co Tobie dostęp i ustalić termin oglądania dokumentów. Trzeba się stawić osobiście. Dostajesz dokumenty i – jeżeli nie masz aparatu fotograficznego – zaznaczasz karteczkami co chciałbyś dostać. Kopie ZUS prześle pocztą jeżeli na miejscu nie ma kopiarki lub gdy ma kopiarkę to za opłatą na miejscu od razu zrobi kopie. Jeżeli dziadek miał drugą żonę i ona jeszcze żyje to ZUS może Tobie odmówić udostępnienia danych, poproś drugą żonę o złożenie podania.

Osobiście

Możesz wnioskować o dokumenty emerytalne/rentowe składając wniosek osobiście w oddziale ZUS: „Jeśli ubiegasz się o wydanie legitymacji emeryta-rencisty bądź o inny dokument – musisz napisać i złożyć wniosek osobiście lub wysłać pocztą.” Do wniosku dołącz wymagane dokumenty potwierdzające pokrewieństwo.

On-line

Miej na uwadze, że formalnie aby wnioskować o dokumenty emerytalne/rentowe jest tylko jedna droga: „Jeśli ubiegasz się o wydanie legitymacji emeryta-rencisty bądź o inny dokument – musisz napisać i złożyć wniosek osobiście lub wysłać pocztą.” Wniosek on-line może zostać odrzucony.

Możesz spróbować nowej metody komunikacji za pośrednictwem EPUAP. Wykorzystaj formularz „Pismo ogólne do podmiotu publicznego” – typ Wniosek. Wówczas nie ma osobnego pola na uzasadnienie wniosku i uzasadnienie wraz z dokumentami potwierdzającymi pokrewieństwo trzeba zawrzeć w jego treści.

Wybierz: Katalog spraw -> Sprawy ogólne:

Pismo ogólne do podmiotu publicznego -> typ: Wniosek

O co prosić ZUS?

Jeżeli chcesz uzyskać zgodę na wgląd w dokumentację i samodzielne sfotografowanie dokumentów, będzie to wniosek o wgląd do dokumentacji emerytalno-rentowej. Jeżeli będziesz prosić o kopie/skany/kserokopie dokumentów, to będzie to wniosek o kopię dokumentacji emerytalno-rentowej.

Moja rada – przygotuj wniosek o wgląd do dokumentacji emerytalno-rentowej. We wniosku prosimy o udostępnienie dokumentacji emerytalno-rentowej do wglądu. To ułatwia uzyskanie zgody gdyż gdybyśmy prosili o kopie to często archiwa nie mają sprzętu lub organizacji pozwalającej na wycenianie pracy i kopiowania a przy tym pojawiają się wątpliwości czy osoba wnioskująca jest rzeczywiście uprawniona i na jakiej podstawie? Wniosek o wgląd daje największe szanse na uzyskanie zgody. Po uzyskaniu zgody zabierz ze sobą aparat fotograficzny do wykonania fotokopii. Notes i przybory do pisania oczywiście należy mieć ze sobą jak i na wszelki wypadek kilkanaście-kilkadziesiąt złotych gdyby w archiwum była kopiarka, temat kopiowania ustalisz z osobą udostępniającą dokumenty.

Wskazany jest pośpiech

Pamiętaj! Po pięćdziesięciu latach od śmierci naszego przodka jego teczka ulegnie zniszczeniu. Obecnie archiwa przechowują informacje o osobach zmarłych po 1967 roku. Zatem jeżeli poszukujemy informacji o bliskich przodkach lub chcemy poszerzyć wiedzę o nich warto się pospieszyć.

Gdzie można uzyskać informacje o poszukiwanych dokumentach osobowych i płacowych?

Oddział lub inspektorat ZUS – właściwy ze względu na miejsce wykonywania pracy (siedzibę firmy) lub miejsce wykonywania pracy przodka – osoby o której poszukujemy informacji – posiada dokumentację tych firm, które przed 1999 r. rozliczały składki na ubezpieczenie społeczne za zatrudnionych pracowników w deklaracjach imiennych. O informacje należy występować do tego oddziału lub inspektoratu ZUS, na terenie którego miał siedzibę zakład pracy (firma) lub zamieszkiwała osoba prowadząca, jeżeli w miejscu zamieszkania prowadziła działalność gospodarczą.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych opracował (na podstawie informacji z urzędów wojewódzkich, ministerstw, urzędów centralnych i archiwów państwowych) „Bazę zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy”. Zawiera on alfabetyczny spis zlikwidowanych lub zniesionych zakładów pracy oraz informację obecnego miejsca przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej byłych pracowników. W spisie tym zamieszczone są różne jednostki organizacyjne: przedsiębiorstwa, organizacje związkowe i partyjne, spółdzielnie, PGR i inne. Spis ten jest wciąż aktualizowany. Jest dostępny do wglądu w każdym organie rentowym, jak również na stronie internetowej ZUS.

Informacji o miejscach przechowywania dokumentów osobowych i płacowych naszego przodka udziela Archiwum Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku (05-822 Milanówek, ul. St. Okrzei 1), które od października 2013 r. jest oddziałem Archiwum Państwowego w Warszawie. W archiwum tym – pod numerem telefonu (22) 635 68 22 – działa punkt konsultacyjno-informacyjny. Archiwum prowadzi także największą w Polsce internetową bazę danych o miejscach przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej. Jej adres to: https://ewidencja.apdop.gov.pl/miejsca.php

Obecnie baza wskazuje miejsca przechowywania dokumentacji ponad 29 tys. zlikwidowanych firm oraz adresy 1680 instytucji i firm, które przechowują taką dokumentację dotyczącą pracowników.

Ponadto o pomoc w uzyskaniu informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej naszego przodka można zwrócić się do właściwego terytorialnie archiwum państwowego.
1. Archiwum Główne Akt Dawnych, adres: 00-263 Warszawa, ul. Długa 7, e-mail: sekretariat@agad.gov.pl
2. Archiwum Akt Nowych, adres: 02-103 Warszawa, ul. Hankiewicza 1, e-mail: sekretariat@aan.gov.pl
3. Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej, adres: Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej, 05-822 Milanówek, ul. Stefana Okrzei 1, skrytka pocztowa 164
4. Archiwum Państwowe w Białymstoku, adres: 15-426 Białystok, Rynek Kościuszki 4, e-mail: sekretariat_ap@bialystok.ap.gov.pl
5. Archiwum Państwowe w Bydgoszczy, adres: 85-009 Bydgoszcz, ul. Dworcowa 65, e-mail: dz.info@archiwum.bydgoszcz.pl
6 Archiwum Państwowe w Gdańsku, adres: 80-958 Gdańsk, skr. poczt. 401, ul. Wały Piastowskie 5, e-mail: apgda@gdan sk.ap.gov.pl
7. Archiwum Państwowe w Elblągu, adres: Archiwum Państwowe w Elblągu z siedzibą w Malborku, 82-200 Malbork, ul. Starościńska 1,
e-mail: archiwum@elblag.ap.gov.pl
8. Archiwum Państwowe w Kaliszu, adres: 62-800 Kalisz, ul. Poznańska 207,
e-mail: sekretariat@kalisz.ap.gov.pl
9. Archiwum Państwowe w Katowicach, adres: 40-145 Katowice, ul. Józefowska 104,
e-mail: kancelaria@katowice.ap.gov.pl
10. Archiwum Państwowe w Kielcach, adres: 25-512 Kielce, ul. Warszawska 17,
e-mail:kancelaria@kielce.ap.gov.pl
11. Archiwum Państwowe w Koszalinie, adres: 75-950 Koszalin, ul. Marii Skłodowskiej- Curie 2, e-mail: sekretariat@koszalin.ap.gov.pl
12. Archiwum Państwowe w Krakowie, adres: 30-960 Kraków, ul. Sienna 16, e-mail: sekretariat@archiwum.krakow.pl
13. Archiwum Państwowe w Lesznie, adres: 64-100 Leszno, ul. Solskiego 71, e-mail: info@archiwum.leszno.pl
14. Archiwum Państwowe w Lublinie, adres: 20-950 Lublin, ul. Jezuicka 13 (wejście od Pl. Katedralnego), e-mail: kanc@lublin.ap.gov.pl
15. Archiwum Państwowe w Łodzi, adres: 91-415 Łódź, pl. Wolności 1, e-mail: kancelaria@lodz.ap.gov.pl
16. Archiwum Państwowe w Olsztynie, adres: 10-521 Olsztyn, ul. Partyzantów 18, skr. pocztowa 412,
e-mail: sekretariat@olsztyn.ap.gov.pl
17. Archiwum Państwowe w Opolu, adres: 45-016 Opole, ul. Zamkowa 2, skr. poczt. 356, e-mail: sekretariat@archiwum.opole.pl
18. Archiwum Państwowe w Piotrkowie Trybunalskim, adres: 97-300 Piotrków Trybunalski, ul. Toruńska 4, e-mail: kancelaria@piotrkow-tryb.ap.gov.pl
19. Archiwum Państwowe w Płocku, adres: 09-400 Płock, ul. Kazimierza Wielkiego 9b, e-mail: archiwum@plock.com
20. Archiwum Państwowe w Poznaniu, adres: 60-967 Poznań, ul. 23 Lutego 41/43, skr. poczt. 546, e-mail: archiwum@poznan.ap.gov.pl
21. Archiwum Państwowe w Przemyślu, adres: 37-700 Przemyśl, ul. Lelewela 4, e-mail: archiwum@przemysl.ap.gov.pl
22. Archiwum Państwowe w Radomiu, adres: 26-610 Radom, ul. Rynek 1, e-mail: kancelaria@radom.ap.gov.pl
23. Archiwum Państwowe w Rzeszowie, adres: 35-612 Rzeszów, ul. Warmeńczyka 57 tel. 17 230 48 08, e-mail: sekretar@rzeszow.ap.gov.pl
24. Archiwum Państwowe w Siedlcach, adres: 08-110 Siedlce, ul. T. Kościuszki 7, e-mail: archiw@siedlce.com
25. Archiwum Państwowe w Suwałkach, adres: 16-400 Suwałki, ul. Kościuszki 69, e-mail: archiwum@suwalki.ap.gov.pl
26. Archiwum Państwowe w Szczecinie, adres: 70-410 Szczecin, ul. Św. Wojciecha 13, e-mail: sekretariat@szczecin.ap.gov.pl
27. Archiwum Państwowe w Toruniu, adres: 87-100 Toruń, Plac Rapackiego 4, e-mail: archiwum@torun.ap.gov.pl
28. Archiwum Państwowe m.st. Warszawy, adres: 00-270 Warszawa, ul. Krzywe Koło 7, e-mail: archiwum@warszawa.ap.gov.pl
29. Archiwum Państwowe we Wrocławiu, adres: 50-215 Wrocław, ul. Pomorska 2,
e-mail: wroclaw@ap.wroc.pl
30. Archiwum Państwowe we Wrocławiu. Oddział w Jeleniej Górze, adres: 58-500 Jelenia Góra, ul. Podchorążych 2, e-mail: jgora@ap.wroc.pl
31. Archiwum Państwowe we Wrocławiu. Oddział w Kamieńcu Ząbkowickim, adres: 57- 230 Kamieniec Ząbkowicki, Plac Kościelny 4,
32. Archiwum Państwowe we Wrocławiu. Oddział w Legnicy, adres: 59-220 Legnica, ul. Piłsudskiego 1, e-mail: legnica@ap.wroc.pl
33. Archiwum Państwowe we Wrocławiu. Oddział w Lubaniu, adres: 59-800 Lubań, ul. Bankowa 6, e-mail: luban@ap.wroc.pl
34. Archiwum Państwowe w Zamościu, adres: 22-400 Zamość, ul. Hrubieszowska 69A , e-mail: archiwum@zam.pl
35. Archiwum Państwowe w Zielonej Górze z siedzibą w Starym Kisielinie, adres: 66-002 Stary Kisielin, ul. Pionierów Lubuskich 53, e-mail: archiwzg@poczta.onet.pl

O miejscu przechowywania dokumentów zlikwidowanego przedsiębiorstwa prywatnego, państwowego lub spółdzielczego, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej informuje właściwy terytorialnie sąd rejonowy lub inny organ prowadzący rejestr działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.
Adresy i telefony do wyżej wymienionych instytucji można znaleźć na stronach internetowych:
• ministerstwa, urzędy wojewódzkie
• Krajowa Rada Spółdzielcza
• Stowarzyszenie Archiwistów Polskich
• Agencja Nieruchomości Rolnych

Gdzie jeszcze można poszukiwać dokumentów o zatrudnieniu i wynagrodzeniu naszego przodka?

W Internecie są dostępne następujące bazy informujące o zlikwidowanych zakładach pracy:
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych;
• Związek Lustracyjny Spółdzielni Pracy;
• Zakład Obsługi Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie;
• portal przeznaczony dla osób poszukujących danych o upadłościach, likwidacjach oraz informacji o przechowywanych aktach;
• strona spółki Archiwa Opolskie zajmującej się przechowywaniem akt osobowych zlikwidowanych przedsiębiorstw;
• strona spółki „Archiwa Śląskie” zajmującej się przechowywaniem akt osobowych zlikwidowanych przedsiębiorstw;
• strona spółki Zakład Usług Archiwalnych Składnica zajmującej się przechowywaniem akt osobowych zlikwidowanych przedsiębiorstw;
• strona firmy Emiks zajmującej się przechowywaniem akt osobowych zlikwidowanych przedsiębiorstw;
• Stowarzyszenie Archiwistów Polskich, Oddział w Szczecinie;
• Spółdzielczy Związek Rewizyjny „Spólnota Pracy”.

Informacji o miejscach przechowywania dokumentacji pracowniczej udziela także
Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej, Oddział Informacji i Udostępniania, adres: 05-822 Milanówek, ul. Stefana Okrzei 1, skr. poczt. 164. Telefon (022) 724 78 72, fax (022) 724 82 61 wewn. 400; e-mail: informacje@milanowek.ap.gov.pl

Pracownicy spółdzielni

W przypadku likwidacji spółdzielni lub organizacji spółdzielczych likwidator spółdzielni przekazuje uporządkowaną dokumentację niearchiwalną związkowi rewizyjnemu, w którym była zrzeszona spółdzielnia, a jeśli takiego związku nie ma lub został zlikwidowany – Krajowej Radzie Spółdzielczej (adres: Warszawa, ul. Jasna 1, tel. 022 626-72-21).

Pracownicy byłych państwowych przedsiębiorstw gospodarki rolnej, w tym pracownicy byłych państwowych gospodarstw rolnych (PGR)

Dokumentację osobową i płacową pracowników byłych państwowych przedsiębiorstw gospodarki rolnej, w tym pracowników PGR–ów przejęła i przechowuje Agencja Nieruchomości Rolnych.

Pisemne wnioski o wydanie potrzebnych zaświadczeń należy kierować bezpośrednio do oddziałów terenowych Agencji Nieruchomości Rolnych.

Dokumentowanie okresów służby w wojsku oraz otrzymywanego uposażenia

Przodkowie, którzy posiadali okresy czynnej służby w wojsku lub zastępczej służby wojskowej, mogą mieć udokumentowany okres pełnienia tej służby wpisem w książeczce wojskowej albo można wystąpić o potwierdzenie okresu służby do Wojskowej Komendy Uzupełnień (WKU). Natomiast wobec przodków, którzy zawodowo pozostawali w wojsku, o wydanie dokumentu potwierdzającego okres służby oraz o wysokość uposażenia otrzymywanego w okresie służby należy występować do archiwum wojskowego właściwego ze względu na rodzaj sił zbrojnych (wojska lądowe, siły powietrzne, marynarka wojenna) oraz miejsce postoju.
Archiwa wyodrębnione wojskowej sieć archiwalnej stanowią następujące placówki:

1. Centralne Archiwum Wojskowe,
2. Archiwum Instytucji Ministerstwa Obrony Narodowej,
3. Archiwum Wojsk Lądowych (b. Archiwum Warszawskiego Okręgu Wojskowego),
4. Filia Nr 1 Archiwum Wojsk Lądowych (b. Archiwum Pomorskiego Okręgu Wojskowego),
5. Filia Nr 2 Archiwum Wojsk Lądowych (b. Archiwum Śląskiego Okręgu Wojskowego),
6. Filia Nr 3 Archiwum Wojsk Lądowych (b. Archiwum Krakowskiego Okręgu Wojskowego),
7. Archiwum Marynarki Wojennej,
8. Archiwum Sił Powietrznych.

Od 1 stycznia 2019 r. zmianie uległy niektóre dotychczasowe wnioski w wyniku wdrożenia RODO/GDPR. Dodatkowe informacje o organizacji zasobów ZUS znajdziesz na stronie: dokumentowanie okresów zatrudnienia ZUS. Firmy uprawnione do uzyskiwania informacji składają wniosek o udostępnienie danych, osoby fizyczne składają własny wniosek o wgląd do dokumentacji emerytalno-rentowej. Wniosek składany przez firmy może być dla Ciebie wskazówką jak sformułować swój własny wniosek.