Archiwa wojskowe

14287
archiwum wojskowe

Akta w archiwach wojskowych stanowią cenne źródło do badań historii wojskowości, nauk społecznych, gospodarczych czy też poszukiwań genealogicznych podczas budowania własnego drzewa genealogicznego.

Zasoby archiwów wojskowych

Zgodnie z obecnymi przepisami archiwa wojskowe przyjmować powinny od jednostek organizacyjnych materiały wieczystego przechowywania (kategorii A). Materiały te powinny być przekazywane do archiwum z jednostek i instytucji wojskowych w okresie do 10 lat od ich wytworzenia. W praktyce materiały archiwalne dostarczane są wcześniej. Ze względu na zmiany na przestrzeni lat przepisów i funkcji, jakie archiwa wojskowe spełniały, na obecne zasoby składają się:

  • materiały archiwalne wieczystego przechowywania (akta kategorii A),
  • dokumentacja podlegająca brakowaniu (niszczeniu) po upływie określonego okresu przechowywania (akta kategorii B).

Podstawowym źródłem akt kategorii B jest WKU (Wojskowa Komisja Uzupełnień). Warto mieć na uwadze że różne akta kategorii B są brakowane (niszczone) po upływie różnych okresów. Orientacyjnie brakowanie akt kategorii B przeprowadza się w odniesieniu do akt dotyczących oficerów po upływie 80 lat od daty ich urodzenia, pozostałych żołnierzy po upływie 70 lat od daty ich urodzenia. Inne akta archiwa wojskowe niszczą po 50 latach.

Zasoby archiwów wojskowych są nieopracowane, ich ewidencja jest oparta o spisy akt (spisy zdawczo-odbiorcze) obejmujące akta zarówno kategorii A, jak i B.

Akta kategorii B udostępniane są na bieżąco do celów służbowych, dla potrzeb bieżącego funkcjonowania Sił Zbrojnych. Przykładem jest dokumentowanie przebiegu służby w celu wystąpienia o odznaczenia wojskowe. Na stale wysokim poziomie pozostaje również zainteresowanie zasobem wśród osób poszukujących informacji na temat przebiegu swojej służby wojskowej czy zatrudnienia w strukturach wojska (cele emerytalno-rentowe).

Archiwa wojskowe

Główne instytucje posiadające akta Wojska Polskiego:

  • Archiwa Wojskowe (różne miejscowości)
  • Wojskowe Biuro Historyczne (WBI) prowadzące Centralne Archiwum Wojskowe (CAW)
  • Instytut Pamięci Narodowej (IPN)
  • Wojskowe Biuro Badań Historycznych Wojskowego Centrum Edukacji Obywatelskiej

Oficjalny opis zakresu informacyjnego Centralnego Archiwum Wojskowego

WBH: Informuję, iż Wojskowe Biuro Historyczne realizuje kwerendy wyłącznie w sprawach poświadczeniowych, dla celów prawno-administracyjnych, w celu ustalenia czasu, miejsca i przebiegu służby (pracy) oraz dla potrzeb emerytalno-rentowych.
Kwerendy dotyczące prac naukowo-badawczych (w tym przygotowania słowników osobowych), badań genealogicznych i regionalistycznych, określenia stanu prawnego nieruchomości, ustalenia przebiegu służby i szlaków bojowych jednostek wojskowych dla celów innych niż poświadczeniowe realizowane są osobiście przez zainteresowanych albo ich upoważnionych przedstawicieli w Pracowni Naukowej CAW WBH. Osoba chcąca skorzystać z akt powinna złożyć „Zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego”. Formularz oraz zasady korzystania dostępne są na stronie internetowej www.wbh.wp.mil.pl w zakładce „Centralne Archiwum Wojskowe”.
Ponadto informuję, iż kopie całych jednostek archiwalnych akt personalnych z kolekcji wymienionych w paragrafie 6 punkt 6 Regulaminu korzystania z materiałów archiwalnych można uzyskać bez konieczności wizyty w Archiwum, na podstawie ważnego „Zgłoszenia użytkownika zasobu archiwalnego” oraz poprawnie wypełnionego rewersu i zlecenia na odpłatne wykonanie usługi reprografii podpisanego własnoręcznie (Załączniki Nr 1, 4, 5 lub 6 do Regulaminu). Powyższe formularze należy wypełnić z klawiatury, wydrukować, podpisać, zeskanować i przysłać na adres wbh.pracownia@ron.mil.pl.
Koszt wykonania 1 strony kserokopii czarno-białej formatu A-4 wynosi 2.00 zł natomiast skan 1 strony A-4 to ok. 3.00 zł w zależności od wielkości pliku. Liczba dokumentów w teczkach wiadoma jest dopiero po ich zamówieniu z magazynu. Kopie wysyłane są Pocztą Polską w formie papierowej lub na płycie CD bądź DVD.
Po wykonaniu usługi prześlemy do Pani/Pana na e-mail polecenie zapłaty, następnie po uregulowaniu należności zlecenie wraz z fakturą zostanie przesłane pocztą na wskazany adres. Okres wykonywania usługi, bez konieczności osobistego przyjazdu i zamówienia w Pracowni Naukowej CAW WBH trwa ponad miesiąc (w zależności od liczby nadsyłanych zleceń) + czas dostarczenia przez Pocztę Polską.
Przy wypełnianiu rewersów w przypadku akt personalnych i odznaczeniowych nazwą zespołu jest Nazwisko i imię osoby, której dotyczą akta, dalej sygnatura, data wypełnienia, nazwisko i imię zamawiającego. W części B rewersu powtarzamy to co w części A. Rewersy należy wypełnić na każdą jednostkę archiwalną oddzielnie. Podobnie w zleceniu na reprodukcję w przypadku akt personalnych oprócz sygnatury podajemy imię i nazwisko osoby, której dotyczy teczka. W polu opis dokumentu proszę wpisać „całość”.

Jak uzyskać zdalnie informacje z WBI/CAW – krok po kroku

W archiwum można liczyć na kartoteki wewnętrzne z przebiegiem służby i zatrudnienia, życiorysy, rozkazy dotyczące, opisy rekruta i żołnierza z wymiarami, opisem sprawności i inteligencji, wezwania na ćwiczenia w przypadku rezerwistów, przeniesienia do rezerwy, awanse. Często są to jedynie pojedyncze dokumenty, zwykle dziesiątki stron dokumentów. Zasady udostępniania zasobów są przedstawione na stronie https://wbh.wp.mil.pl/pl/pages/zasady-korzystania-z-zasobu-2018-11-15-ioco/

Ważne!
W wielu dokumentach, np. w dokumentach odznaczeniowych (teczkach) brak jest jakichkolwiek danych genealogicznych. Brak rubryk o rodzicach, brak informacji o dacie i miejscu urodzenia. Tylko numer jednostki i okoliczności zasługi. Dlatego bez znajomości służby swojego krewnego nie ma możliwości potwierdzenia czy to właściwa osoba. Bądź ostrożny w ocenie, czy chodzi o poszukiwaną osobę.

1. Przeszukaj bazę ręcznie

  1. Wejdź na stronę https://wbh.wp.mil.pl/pl/
  2. Wybierz z menu „Centralne Archiwum Wojskowe” lub kliknij link https://wbh.wp.mil.pl/pl/pages/centralne-archiwum-wojskowe-2018-08-10-4/
  3. Z menu wybierz „Wyszukiwarka zasobu” lub kliknij link https://wbh.wp.mil.pl/pl/skanywyszukiwarka_zaawansowana/
  4. Wybierz „Bazy personalne”
  5. Wprowadź informacje o poszukiwanych osobach, zapisz sygnatury i linki do znalezionych informacji. Nie wszystkie dokumenty są wprowadzone do baz personalnych, dlatego warto też przeglądnąć skany kartoteki..
  6. Wybierz „Skany kartoteki”
  7. Przeglądnij skany szukając informacji o poszukiwanej osobie, zapisz sygnatury i linki do znalezionych informacji. Nie wszystkie dokumenty są wprowadzone do kartoteki. Zlecając wykonanie skanów otrzymasz wszystkie dokumenty jakie znajdują się w teczkach.

2. Wyślij zapytanie

  1. Na adres wbh@ron.mil.pl wyślij zapytanie, jak można uzyskać kopię dokumentacji wskazanych osób. W wiadomości podaj imiona i nazwiska oraz wcześniej zapisane sygnatury i linki do dokumentów. Nie jest to wymagane, ale warto wskazać pokrewieństwo względem osób, o których informacje prosimy (skrótowo).
  2. W odpowiedzi otrzymasz pełną i szczegółową informację o dalszych krokach i kosztach, otrzymasz też zbiór formularzy do wypełnienia (https://wbh.wp.mil.pl/pl/pages/formularze-2021-01-21-w9lf/).

3. Wypełnij i wyślij formularze

  1. Pobierz wskazane formularze, wypełnij, wydrukuj, podpisz i podpisane zeskanuj.
  2. Zeskanuj dwustronnie swój dowód osobisty.
  3. Wyślij komplet dokumentów.

Jak ustalić sygnaturę?

Sygnatury, które nie są wpisane do bazy, ustala się na podstawie skanów kartoteki w zależności od rodzaju akt:

  • akta personalne – numer z karty poprzedzony literami AP (przykład: AP1738),
  • akta odznaczeniowe – skrót nazwy odznaczenia oraz oznaczenia cyfrowe z karty oraz data zarządzenia Prezydenta RP.
  • W przypadku Krzyża Niepodległości skrót: KN, w przypadku Medalu Niepodległości skrót: MN.
  • odrzucone wnioski – skrót: Odrzuc. i data z pieczątki (przykład: Odrzuc.03.10.1968).

W części B rewersu wpisujemy to samo co w części A. Rewersy należy wypełnić na każdą jednostkę archiwalną oddzielnie.

Przykład. Jeżeli znajdziesz taką fiszkę:

fiszka wbh

Do tej fiszki w archiwum jest teczka osobowa z życiorysem.

Wpisujesz w formularzu:

Sygnatura akt: AP1738 (odczytane z fiszki)
Nazwa zespołu: Król Józef ur. 3.3.1899r. (odczytane z fiszki)
Nazwisko i imię, data, podpis: podajesz swoje dane z aktualną datą

4. Czekaj na fakturę

Cierpliwie czekaj na przygotowanie kopii dokumentów, miesiąc to normalny termin. Po przygotowaniu dokumentacji otrzymasz fakturę z kosztem ok. 2-3 zł za stronę skanu. Kwota za skan wynika z wielkości pliku skanu i jest wyceniana na 1 zł/MB. Kwota do zapłaty będzie proporcjonalna do liczby skanów. Skanowaniu podlegają wszystkie elementy teczki, również brudnopisy.

5. Opłać fakturę

Opłać fakturę dokonując przelewu zgodnie z danymi na fakturze.

6. Czekaj na dokumenty

Po otrzymaniu potwierdzenia opłacenia faktury CAW wysyła list polecony zawierający płytę CD-ROM z wysokiej jakości kolorowymi skanami w formacie TIFF bez kompresji.
Odbierz list polecony.

Jak uzyskać informacje bezpłatnie z WBI/CAW

Możesz skorzystać z Pracowni i osobiście przeglądnąć dokumenty na miejscu, w czytelni. W Pracowni możesz przeglądać szukać teczkę po teczce, kartę po karcie. Zasady udostępniania są przedstawione na stronie https://wbh.wp.mil.pl/pl/pages/zasady-korzystania-z-zasobu-2018-11-15-ioco/

Drzewo genealogiczne z wojskowymi

W określonych przypadkach z zachowaniem ustawy o ochronie danych osobowych (czyli na pisemny wniosek ze wskazaniem celu i powiązania) archiwa wykonują kwerendy dla genealogów tworzących swoje drzewo genealogiczne. Kwerendy dotyczące prac naukowo-badawczych (w tym przygotowania słowników osobowych), badań genealogicznych i regionalistycznych, określenia stanu prawnego nieruchomości, ustalenia przebiegu służby i szlaków bojowych jednostek wojskowych dla celów innych niż poświadczeniowe realizowane są osobiście przez zainteresowanych albo ich upoważnionych przedstawicieli w Pracowni Naukowej CAW WBH.

Zobacz również: Archiwa II Wojny Światowej.