Jak zorganizowa膰 konferencj臋 naukow膮?

706
konferencja

Dobre przygotowanie konferencji wymaga od organizator贸w starannego i rzetelnego opracowania projektu oraz jego bud偶etu. Niewa偶ne czy b臋dzie to konferencja naukowa, czy biznesowa nale偶y spe艂ni膰 kilka podstawowych warunk贸w, aby zako艅czy艂a si臋 sukcesem.

Jak zaplanowa膰 dobr膮 konferencj臋?

Kiedy ju偶 znamy wysoko艣膰 bud偶etu, jaki zosta艂 przyznany na organizacje konferencji mo偶emy zabra膰 si臋 za jej profesjonaln膮 organizacj臋 odpowiednio wcze艣niej. Musimy przede wszystkim znale藕膰 odpowiedni膮 lokalizacj臋. W zale偶no艣ci od rodzaju konferencji mo偶emy wynaj膮膰 centrum konferencyjne albo je艣li w gr臋 wchodzi konferencja naukowa odpowiedni膮 sal臋 na uczelni, co nie znaczy, 偶e konferencja naukowa nie mo偶e odby膰 si臋 w innym odpowiednio przygotowanym miejscu.

Dobra lokalizacja konferencji ma du偶e znaczenie nie tylko dla organizator贸w, ale przede wszystkim dla uczestnik贸w. Wa偶ny tutaj b臋dzie wygl膮d oraz standard miejsca, gdzie ona b臋dzie si臋 odbywa膰.

Na pewno wa偶n膮 rzecz膮 b臋dzie dojazd do miejsca odbywania si臋 konferencji ze wzgl臋du na uczestnik贸w doje偶d偶aj膮cymi r贸偶nymi 艣rodkami lokomocji.

To na co powinni艣my zwr贸ci膰 uwag臋 podczas wyboru miejsca to na pewno jego uniwersalno艣膰. Sala musi by膰 odpowiedniej wielko艣ci w zale偶no艣ci od ilo艣ci uczestnik贸w, posiada膰 przesuwne 艣ciany, odpowiednie, wygodne krzes艂a, ekran oraz nag艂o艣nienie.

Po ustaleniu miejsca konferencji musimy si臋 zabra膰 za zaproszenie uczestnik贸w. W dzisiejszych czasach jest to w miar臋 prosta sprawa, istnieje internet, telefony kom贸rkowe, poczta internetowa. Dobrze jest po zaproszeniu uzyska膰 informacj臋 zwrotn膮, co pozwoli nam dok艂adnie ustali膰 list臋 uczestnik贸w.

Nast臋pn膮 spraw膮 jest zapewnienie uczestnikom konferencji cateringu oraz ewentualnych miejsc noclegowych. Dobrze jest zadba膰, aby posi艂ki by艂y smaczne oraz punktualnie podane. Podczas posi艂k贸w zawi膮zuj膮 si臋 nowe znajomo艣ci oraz odbywaj膮 nieformalne rozmowy.

Dla uczestnik贸w konferencji, kt贸rzy przybyli z odleg艂ych miejscowo艣ci powinni艣my zaplanowa膰 zakwaterowanie. Dobrze jest mie膰 w tej sprawie dobre rozeznanie, aby go艣cie byli usatysfakcjonowani z noclegu.

Konferencja biznesowa a naukowa.

Jest kilka rzeczy, kt贸re r贸偶ni膮 konferencje naukowe od biznesowych. Przede wszystkim najwi臋ksz膮 r贸偶nic膮 jest sam cel konferencji. Dla konferencji naukowej najwa偶niejsz膮 rzecz膮 jest warto艣膰 merytoryczna prezentowanego materia艂u.

Pierwszoplanowa w tym wypadku jest wiedza, dlatego tak wa偶ny jest bardzo wysoki poziom prelegent贸w i wyk艂adowc贸w.

Bardzo istotne podczas konferencji naukowych jest zapewnienie doskona艂ego zaplecza technicznego, czyli system nag艂a艣niaj膮cy, najlepiej bezprzewodowy oraz komputery, tablety oraz du偶ego rozmiaru ekran do prezentacji. Je艣li jednak temat konferencji naukowej jest bardzo specjalistyczny, by膰 mo偶e warto zastanowi膰 si臋 na zorganizowaniu konferencji na uczelni.

Podczas organizacji konferencji wszystkich typ贸w, warto zwraca膰 uwag臋 na najdrobniejsze szczeg贸艂y co pozwoli nam na unikni臋cie stresu w dniu konferencji i zapewni膰 p艂ynny jej przebieg oraz osi膮gn膮膰 zamierzony cel.

Artyku艂 powsta艂 przy wsp贸艂pracy z konferencjenimbus.pl