Jak zorganizować konferencję naukową?

70
konferencja

Dobre przygotowanie konferencji wymaga od organizatorów starannego i rzetelnego opracowania projektu oraz jego budżetu. Nieważne czy będzie to konferencja naukowa, czy biznesowa należy spełnić kilka podstawowych warunków, aby zakończyła się sukcesem.

Jak zaplanować dobrą konferencję?

Kiedy już znamy wysokość budżetu, jaki został przyznany na organizacje konferencji możemy zabrać się za jej profesjonalną organizację odpowiednio wcześniej. Musimy przede wszystkim znaleźć odpowiednią lokalizację. W zależności od rodzaju konferencji możemy wynająć centrum konferencyjne albo jeśli w grę wchodzi konferencja naukowa odpowiednią salę na uczelni, co nie znaczy, że konferencja naukowa nie może odbyć się w innym odpowiednio przygotowanym miejscu.

Dobra lokalizacja konferencji ma duże znaczenie nie tylko dla organizatorów, ale przede wszystkim dla uczestników. Ważny tutaj będzie wygląd oraz standard miejsca, gdzie ona będzie się odbywać.

Na pewno ważną rzeczą będzie dojazd do miejsca odbywania się konferencji ze względu na uczestników dojeżdżającymi różnymi środkami lokomocji.

To na co powinniśmy zwrócić uwagę podczas wyboru miejsca to na pewno jego uniwersalność. Sala musi być odpowiedniej wielkości w zależności od ilości uczestników, posiadać przesuwne ściany, odpowiednie, wygodne krzesła, ekran oraz nagłośnienie.

Po ustaleniu miejsca konferencji musimy się zabrać za zaproszenie uczestników. W dzisiejszych czasach jest to w miarę prosta sprawa, istnieje internet, telefony komórkowe, poczta internetowa. Dobrze jest po zaproszeniu uzyskać informację zwrotną, co pozwoli nam dokładnie ustalić listę uczestników.

Następną sprawą jest zapewnienie uczestnikom konferencji cateringu oraz ewentualnych miejsc noclegowych. Dobrze jest zadbać, aby posiłki były smaczne oraz punktualnie podane. Podczas posiłków zawiązują się nowe znajomości oraz odbywają nieformalne rozmowy.

Dla uczestników konferencji, którzy przybyli z odległych miejscowości powinniśmy zaplanować zakwaterowanie. Dobrze jest mieć w tej sprawie dobre rozeznanie, aby goście byli usatysfakcjonowani z noclegu.

Konferencja biznesowa a naukowa.

Jest kilka rzeczy, które różnią konferencje naukowe od biznesowych. Przede wszystkim największą różnicą jest sam cel konferencji. Dla konferencji naukowej najważniejszą rzeczą jest wartość merytoryczna prezentowanego materiału.

Pierwszoplanowa w tym wypadku jest wiedza, dlatego tak ważny jest bardzo wysoki poziom prelegentów i wykładowców.

Bardzo istotne podczas konferencji naukowych jest zapewnienie doskonałego zaplecza technicznego, czyli system nagłaśniający, najlepiej bezprzewodowy oraz komputery, tablety oraz dużego rozmiaru ekran do prezentacji. Jeśli jednak temat konferencji naukowej jest bardzo specjalistyczny, być może warto zastanowić się na zorganizowaniu konferencji na uczelni.

Podczas organizacji konferencji wszystkich typów, warto zwracać uwagę na najdrobniejsze szczegóły co pozwoli nam na uniknięcie stresu w dniu konferencji i zapewnić płynny jej przebieg oraz osiągnąć zamierzony cel.

Artykuł powstał przy współpracy z konferencjenimbus.pl