Archiwa państwowe – księgi notarialne

727

Księgi notarialne prowadzone przez notariuszy – urzędników cieszących się rękojmią praw publicznych – poprzez prowadzenie ksiąg w sposób ciągły (każdy akt jest zakładany i numerowany jeden za drugim) zapobiegały fałszerstwom i oszustwom. Z tego też względu obrót rzeczami wartościowymi był dokumentowany w formie aktów notarialnych.

Notariat

Powstanie instytucji notarialnych związane było z koniecznością nadania aktom tzw. dobrej woli czyli takiej cechy autentyczności jaka była przywiązywana do aktów publicznych.Ze znanych na początku XIX wieku trzech głównych systemów notarialnych: francuskiego, pruskiego i mieszanego, system francuski wprowadzony we Francji ustawą notarialną z dnia 16 marca 1803 roku uważany jest za najlepszy. Ustawa powyższa wprowadzała mianowicie notariuszy przez zwierzchnika państwa i izby notarialne w celu kontroli nad notariuszami oraz nadawała samorząd zawodowy. Odgraniczała także jurysdykcję sporną od dobrowolnej. Stała się ona wzorem do organizacji notariatu dla wielu ustawodawstw europejskich.Organizacja notariatu opracowana przez Feliksa Łubieńskiego ministra sprawiedliwości Księstwa Warszawskiego i ogłoszona w dniu 4. VIII 1808 roku oparta została również na wzorach francuskich.

Wprowadzenie notariatu w Księstwie Warszawskim związane było z ogólną reorganizacją sądownictwa, z wprowadzeniem nowego kodeksu cywilnego (Kodeks Napoleona) oraz powołaniem do życia nowej instytucji hipotecznej. W 1808 roku wydane zostały: „Przepisy tyczące się organizacji oraz atrybucji władz sądowych”, których Art. 22 stał się bezpośrednio podstawą do wydania ustawy o organizacji notariatu. Według treści wspomnianych przepisów wprowadzono trzy klasy notariuszy tj. pisarzy aktowych powołanych do działania przy Sadzie Apelacyjnym mogących spełniać powierzone im obowiązki na terenie całego kraju tzw. notariuszy I stopnia, regentów kancelarii ziemskich mogących spełniać swoje obowiązki w obrębie trybunału tzw. notariuszy II stopnia i rejentów kancelarii okręgowych, których terenem działania był teren kompetencji Okręgowego Sądu Pokoju tzw. notariuszy III stopnia.

Księgi notarialne

W myśl Art.1 wspomnianej wyżej ustawy obowiązki notariuszy sprowadzały się do czterech zasadniczych punktów : nadania przyjętym aktom i kontraktom cech autentyczności, ustalenia ich daty, przechowywania i wydawania odpisów. Notariusz sporządzając dany akt zobowiązany był uwzględnić w nim następujące informacje: imię i nazwisko oraz miejsce urzędowania notariusza, imiona i nazwiska świadków oraz ich miejsce zamieszkania, dzień i rok, w którym zawarto akt, imiona i nazwiska oraz powołanie i zamieszkanie stron zawierających akt. Ponadto akty powinny być spisywane jednym i tym samym ciągiem, czytelne, bez używania skrótów, miejsc pustych, opuszczeń i przerw. Sumy i daty powinny być pisane literowo, natomiast pełnomocnictwa kontraktujących miały być dołączone do zawieranego aktu. Akty miały być podpisane przez strony, świadków i notariusza, natomiast w przypadku, gdy strony nie umiały pisać notariusz zobowiązany był uczynić o tym fakcie wzmiankę na końcu aktu. Treścią wspomnianej ustawy notariusze zobowiązani byli do prowadzenia repertoriów ze streszczeniami przyjmowanych aktów według kolejności wpływów. Były one liczbowane i parafowane przez prezesa lub w jego zastępstwie przez innego sędziego trybunału cywilnego. Zawierały datę, charakter i rodzaj aktu, imiona i nazwiska stron oraz przeświadczenie zarejestrowania. Oprócz wspomnianych repertoriów notariusze prowadzili także rejestry alfabetyczne, w których uwzględnione były następujące dane: numer aktu, imiona i nazwiska stawiających się do zawarcia aktów oraz wyszczególnienie rodzaju aktu np. intercyza przedślubna, sprzedaż, odstąpienie prawa własności.

Likwidacja Księstwa Warszawskiego nie pociągnęła za sobą szerszych zmian w kompetencjach notariatu. Wprawdzie ustawy i instrukcje z lat 1818-1825 wprowadziły drobne zmiany w organizacji tej instytucji to jednak nie zmieniły one ani istoty notariatu ani jej głównych zasad ustrojowych. Zmieniły się tylko szczeble urzędnicze likwidując funkcję pisarzy aktowych oraz zmieniając nazwę notariuszy powszechnych urzędujących przy hipotekach na tytuł rejentów okręgowych.

Ustawa z 1808 roku została zastąpiona w 1866 roku prawem rosyjskim. W zakresie działania notariatu praktycznie jednak stosowana była w użyciu w dalszym ciągu. Nowa ustawa została przyjęta w Królestwie Polskim tylko od strony formalnej. Nastąpiły niewielkie różnice w zakresie kancelarii natomiast najistotniejszą zmianą było wprowadzenie języka rosyjskiego. Nie wprowadzono m.in. przewidzianej ustawą instytucji starszego notariusza, pozostawiono w mocy prawo hipoteczne i zachowano dla sądów dyscyplinarną władzę nad notariuszami. Organizacja notariatu zmieniła się o tyle, że na miejsce rejentów kancelarii ziemiańskich wprowadzono rejentów gubernialnych przy sądach okręgowych oraz na miejsce rejentów kancelarii okręgowych – rejentów powiatowych przy sądach pokoju. Według ustawy z 1866 roku do kompetencji notariuszy należało: przyjmowanie od osób zainteresowanych wszelkiego rodzaju aktów, wyjąwszy akta ulegające oddzielnym co do nich przepisom, wydawanie wypisów i kopii aktów,poświadczenia aktów, przyjmowanie do zachowania dokumentów składanych przez osoby prywatne,dokonywanie czynności wskazanych w ustawie postępowań rozmaitych,Dekret Rady Regencyjnej z dnia 31 lipca 1918 roku nie wprowadzał większych zmian w zakresie kompetencji notariuszy. Nadal działali notariusze przy wydziałach hipotecznych sądów pokoju i sądów okręgowych. Prawo o ustroju sądów powszechnych z 6 lutego 1928 roku nie wprowadzało zmian w tym zakresie. Dopiero rozporządzenie prezydenta RP z 1933 roku „prawo o notariacie” określiło prawa i obowiązki notariuszy. Rozporządzenie weszło w życie z dniem 1.I.1934 roku. Straciły moc obowiązującą ustawy z 1866 roku oraz z 1918 roku. Notariusze działali na terenie podległym sądowi okręgowemu. Dzielili się na notariuszy urzędujących przy wydziałach hipotecznych sądów okręgowych i grodzkich nie urzędujących przy wydziałach. Ustawa z 1934 roku określała notariusza jako funkcjonariusza publicznego, pełnił on swoje obowiązki tylko w okręgu sądu okręgowego. W okresie 1934-1952 organami samorządowymi notariuszy były izby notarialne. Nadzór nad notariatem sprawowali prezesi sądów okręgowych i apelacyjnych. Zwierzchni nadzór nad notariatem i izbami notarialnymi sprawował minister sprawiedliwości.

Z dniem 1 stycznia 1952 roku do sporządzania aktów i ich uwierzytelniania powołano państwowe biura notarialne. Do obowiązków notariusza należało spisywanie aktów notarialnych, wydawanie wypisów i odpisów, sporządzanie poświadczeń, spisywanie protokołów, protestów, weksli, czeków i innych dokumentów. Notariusze zobowiązani byli do prowadzenia repertoriów, skorowidzów, księgi depozytów. Po upływie każdego roku notariusz zobowiązany był włączyć w porządku chronologicznym wszystkie przyjęte przez siebie akta notarialne wraz z załącznikami w zeszyt. Następnie ponumerować, przesznurować opieczętować i przekazać wraz z repertoriami te księgi notarialne do archiwum hipotecznego.

Dzisiaj w miejsce zlikwidowanych Państwowych Biur Notarialnych działają Kancelarie Notarialne. Księgi notarialne z likwidowanych kancelarii notarialnych (np. z powodu śmierci notariusza) są przekazywane do archiwum hipotecznego w sądzie prowadzącym hipotekę właściwym dla siedziby likwidowanej kancelarii.